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质量管理

从百年校志编纂看学校档案管理

发布日期:2019-02-15 11:27:54 / 浏览次数:

华危持 

摘要:建校百年之际,编纂学校志书(1919-2019),即是历史进程的回顾,亦是未来发展的参照。校志编纂需要频繁查阅与挖掘利用现存档案资料,进行深度加工提炼、形成全面反映学校人文精神和发展风貌的史料记录。通过百年校志编纂的实践研究,全面审视学校档案管理的内容与现状,发现存在的问题并分析其主要原因(诊断评估),提出改进学校档案管理工作的几点对策建议。

关键词:校志 编纂 档案 管理

2018年,学校百年校志编纂进入紧张工作阶段,使得学校中心档案室比平时更忙。呈现访问人数多,查阅档案多,提取资料多的“三多”现象。假如不是因为学校百年校志编纂需求启动,想必不会出现当下查档“人丁兴旺”的景象。

学校百年志书将由主册《学校百年校志(1919-2019)》一二卷、分册《名师风采》、《校友名录》、《师生情谊》、《教研成果》与《百年光影》一至五册组成。目前初步成型的内容有往年编纂的《常州卫生学校志》第一卷(1919-1986年)、第二卷(1987-2006年),2018年编纂的《教研团队(1919-2019)》,正在加紧编纂的内容是2007年至2018年学校各项事业发展的内容。这12年的校志内容,从学校历史发展的百年看来,近在眼前,许多人和事记忆犹新,历历在目,加上学校自2006年6月18日整体搬迁至新校区(常州市锦绣路18号)以来,学校档案管理工作经过12年的精心建设,已经建成江苏省三星级标准档案室,每年收藏积累的档案资料,已经相当可观,成为学校百年家产的重要组成部分。

校志编纂是一项庞大的系统工程。往年往事,已经走过,要从过去的人与事中,整理出反映学校各项事业发展的真实情况,需要全面系统的整体规划,目录编排,内容整理与文字描述。而这并非能够从学校档案中直接提取或调用就能够形成的。学校档案室的原始资料,需要经过整理加工、去粗取精,去伪存真,删繁就简,重新提炼,才能列出主线,建立联系,反映本质,呈现学校事业发展的人文精神风貌。学校的房地产和固定资产是静态的,全校学生教职员工从事的教育教学工作是动态的。百年校志,既要反映静态物体的增值情况,又要呈现事业动态发展的精神风貌。校志的编纂,不是文学作品,也不是历史研究,其核心价值在于真实记录学校事业发展的客观实际情况。以其内容的客观真实性,文字描述的平易朴实性,反映学校人才培养的历程与业绩,供广大师生、历届校友、社会人士、部门领导、专家学者等,来体验、理解、反思、研究,评价学校的发展历程、运动轨迹与成就业绩,谋求学校未来的创新发展。

由此,校志编纂需要有法制观念、编志理论、政治思想、记叙能力、人文素养、技术方法做支撑。要站在学校事业发展的高度,全面审视眼前或手中的档案资料,用历史唯物主义与辩证唯物主义的观点、用全面系统的科学发展观来看待学校的人和事,用平实的文字记叙已经发生并正在发展中的事情。要以一所学校经过百年坎坷历程已经树立起来的社会形象和特质风貌,面向公众,呈现自己的过去,现在以及蕴含的矢志不移的初心、意志和愿望---那就是建校百年始终未变的宗旨:立足卫生行业,服务人民健康,“用爱和知识守护生命”。

然而,要实现上述校志编纂的理想愿望,并非轻而易举。暂且不论编纂人员的知识、能力与素养,单以校志编纂的现代理念、立场与观点,来审视学校当下的档案管理,发现存在如下问题。

一是内容收缴上的断档遗漏与空缺;二是归档分类上的错位缺陷不规范;

三是质量验收上的松散把关不达标;四是存档载体上的单一局限不完整;

五是存档意识上的安全责任无警惕;六是制度建设上的滞后守旧缺创新;

七是档案利用上的深入研究无规划;八是信息技术上的应用程度还不高,等等。

上述八个方面的问题,均可举出一系列的佐证案例。鉴于本文的重点是依据学校百年校志编纂的理念、立场、观点来看学校档案管理存在的问题,因而将问题的举例分析,暂且搁置,而将问题产生的原因与影响简单评议,以期引起警觉与重视,便于开展深入诊断与持续改进。

造成上述问题的原因很多,原因分类也可以有多种。但归根结蒂,问题源自四个方面:

一是档案管理的意识思想方面。即档案管理的法律规范意识、思想和理念还不深入。表现在档案管理人员思想道德修养与法律法规制度的执行上。这个原因列在首位是因为它是做好档案管理工作的前提条件。

二是档案管理的知识能力方面。即档案管理的专门知识、专业技能、专项操作流程以及专职的管理要求,还不到位。表现在管理规范、执行标准、质量把关的实际操作应用上。不具备相应的知识与管理能力,就很容易出现档案管理中的常见问题。

三是档案管理的信息技术应用方面。即档案管理的手段与方法还不够先进。随着档案载体形式多样化,档案内容数字化、档案规模海量化的变化,档案管理的畅通手段越来越不能适应当前信息化社会的进展。表现在使用传统的手工管理方法,存储多种形态的档案资料,使得存储管理档案固化,查询管理进程缓慢,资源利用与档案开发研究难以进行。

四是档案管理的其它影响因素方面。即档案管理之外,学校内部的管理体制、机制即管理模式(方式)等影响并决定档案管理的组织建设、制度建设、设施建设与文化建设等因素。这些影响表面上不容易看出来,实际上对档案管理的工作流程、质量效率、效能发挥有潜移默化的影响。表现在档案管理人员要服从学校整个事业发展的需求变化,档案管理要适应学校现代化的建设与发展。

由于学校百年校志的编纂,需要深入研究、发掘、利用学校的现存档案,因而发现了上述档案管理中的问题。这也反映如下的事实:学校档案管理质量的提高是由学校档案利用的需求来导向与引领的。学校的发展需求,能够推动学校档案管理的建设与发展。也许,学校百年校志编成之时,中心档案室的“访问量”你可能会“跌入低谷”。2018年度,学校中心档案室“人丁兴旺”的景象,可能要再等学校第二个百年校庆前夕,才会重新出现。正是在档案反复利用的过程中,才能发现上述问题。档案利用有利于发现问题,同时,引发另一件事实:为后续档案管理工作改进,提供佐证依据。

通过编年校志编纂,真实地观察到:学校中心档案室内所保存的所有文书档案资料,是学校广大师生员工百年来从事教育教学与人才培养的劳动成果与结晶。与学校固定资产相比,文书档案与人事档案,是学校的精神财富、历史财富与发展财富。固定资产经过几年后很快就被淘汰,而学校的档案资料,传承学校每一个人的精神财富、人文轶事,能为学校未来第二个百年发展,提供宝贵的佐证资料、历史坐标与决策参考。因而,学校的档案管理是学校历史文化、人文精神与发展财富的管理,其价值远超于学校现存的固定资产。

特别珍贵、富含价值、传承人文精神的财富管理,需要采用系统科学、规范严谨、技术先进、理念更新的方法。这里列举几项可以在2019年档案管理中率先实现的解决之道。

一是编制学校年度归档建档指南。如《学校2019年建档归档指南》。各《年度的建档归档指南》,是在调查研究前一年学校档案管理工作总结的基础上,针对存在的问题,提出切实改进的建设方案及质量管理办法后形成的建档归档新标准、新要求、新规范。而且,每年要有新规定、质量要有新提高、管理要有新举措,形成系列动态进展的制度化工作机制,才能经过几年的努力,见到成效。

例如,针对学校各部门建档归档内容存在断档、遗漏与空缺的问题,在《学校2019年度建档归档指南》中,要有导向性地给出各职能处室职能范围。参见下表1、表2所示。

表1:学校各职能处室管理职能范畴列表(2018年)

处室名称

各处室主要职能

负责人

学校兼职档管员

正职

副职

学校办公室

办公文书、办事计划、领导办公会议、上级文件、每周工作安排、学校大事记、学校统计、学校文书档案管理、车辆管理、学校人事(劳动合同、人员招聘、工资调整、新职工培训)、中心档案室档案管理

徐明珠

丁珏

丁珏 桓莉娟

中心档案室

档案分类、归档建档、档管规划、档案编研、档案安全、档管信息化、校史馆、档案研究与开发

陆  恒

 

王英(专职)

党委办公室

党委组织工作、干部人事、中层干部队伍建设、专业人才培养评选、纪检监察工作、党委宣传、统战工作、老干部工作、档案管理

张英远

刘月娜

刘月娜

纪检监察室

纪律检查、行风政风、作风建设、行政监察、反腐倡廉、档案管理

孙琳艳

 

孙林艳

教务处

教学计划、教学大纲和教材管理、教学行政管理、教学过程管理、教师业务管理、教学研究和信息管理、教学设施管理等(依据《教学管理规范》)教学档案管理

李勇

陈晓笑

庄梅芳

图书馆

书库管理、教材征订、图书编目、读者服务、资源建设、电子读物、电子阅览室、非书刊物、超星图书、中国知网利用、档案管理、资源开发

袁海华

 

周  焱

教育教学

评估中心

教育教学质量监控体系、质量工作机制、教育教学评估、质量诊断、质量检查、督导听课、评教评学、问题调查、诊改促进

徐伟刚

 

徐伟刚

继续教育处

继续医学教育(业余、短训、夜大、函授、远程)、学历教育、非学历教育、合作办学、考试考务、技能培训、开放大学、技能鉴定等、档案管理

施国荣

徐  琳

顾志刚

学工处

学生组织管理;学生一级、二级、三级管理及职责;五项学生教育管理、学生六项制度管理、学生实践活动管理、学生档案管理

张国琴

吴  蓉

蒋素琴  刘  颖

招生就业与对外交流处

招生组织、招生宣传、政策规定执行、市场调研、人力资源供需洽谈、就业推荐、毕业生跟踪调查、档案管理、对外交流、合作办学等

杨文舟

刘向萍

杨文舟

后勤管理处

校园管理(环境卫生绿化)、资产管理、房地产管理、办公用房管理、水电管理、锅炉房浴室管理、车辆管理、物资管理、膳食管理、基建工程管理、安全保卫、医务室、后管档案等

张春枝

史润益

季亮亮

财务审计处

财务预算、决算、办学资金融通、财务监督审计、财务档案、交费及报销

张  荣

韦晓萍

韦晓萍

信息处

图书馆管理、教材管理、网管中心、信息统计、信息工程项目档案管理、

学校网站维护、

黄晓燕

 

陈  敏

教学科研处

科研管理、学报编辑、教学督导、发展研究、科普宣传、学术讲座、

论文管理、学术沙龙、科技档案、

谢  燕

 

谢  燕

团委

学生团组织工作、教师团组织工作、

思想政治、道德品质、专业思想、学提态度、团代会、学生会、学生社团、团建团课、班风学风建设、档案管理

左贾逸

 

左贾逸

工会

职工权益、职工之家、职工福利生活、教职工代表大会、退休职工工作、职工文体活动、职工之家、职工权益、职工救助、职工表彰、档案管理、职工救助

张凌

 

张  凌

表2:专业系(部)管理职能范畴列表(2018年)

系(部)名称

专业系(部)职能

系(部)负责人

学校兼职档管员

主任

副主任

护理系

教学管理、校内实训、技能鉴定、学生实习、专业建设、师资培养、社会服务、校外基地、教材开发

校内学生二级管理职能与职责、职业技能竞赛、教学技能竞赛、档案管理

缪金萍

高  枫

张林香

高  枫(系办)

潘  岩(护理实训中心)

医药技术系

教学管理、校内实训、技能鉴定、学生实习、专业建设、师资培养、社会服务、校外基地、教材开发

校内学生二级管理职能与职责、职业技能竞赛、教学技能竞赛、档案管理

潘雪英

杨  舒

朱舒宁(系办)

徐群(医管系实训中心)

文化基础部

德育教育、体育教育、人文心理、音乐美术、语言教学、社会伦理、教学管理、实验室建设、创新创业教育、校内学生二级管理职能与职责、教材开发、基础学科建设、技能竞赛、教学技能大赛、档案管理

吴皖林

王力维

丁秋玲

吴皖林

各职能处室(含两系一部)的职能,网上真人赌博游戏:因学校工作的需要,实际每年是有变动的。如学校办公室原来管理对外交流事项,2016年7月后,该项职能已经转移至招生就业处,从而招生就业处更名为“招生就业与对外交流处”。职能的变动导致档案建设与归档工作的变动。不能不做相应的调整。否则就会发生断档缺档遗漏的情况。

二是指明建档归档的科学分类。上表1、表2中的职能列表,并非健全,尚需要一一具体分列清楚。各职能处室的职能各有特色专长。中心档案室要与各职能处室档案管理员分别商议,具体商定。然后使用行政发文形式(正式)确定建档归档的基本框架。每当有相应档案资料形成时,就可以存入相应的档管框架内。各职能处室(含两系一部)的归档资料分类框架结构明确,建档归档才能做到明确、健全、逻辑关系明晰。

三是档案资料的载体类型要有专业标准定义。如纸质类、电子类、铜牌类、照片类载体等,要明确定义载体类型标准。现在各类各型档案载体名目繁多,不做规定,就很容易错位、移位、缺位现象。各类各型的档案载体要有统一的管理方法,管理要求,规范的条件等。否则,各职能处室的档管员各行其是,就失去中心档案室的综合管理职能与质量把关作用。

四是已经发现的重大缺陷要建立规章制度加强管理。如会议档案问题。学校每年派出各级各类人员出国出境、出省出市开会学习培训或访问。代表学校公务开会办事,回校后要有相应文档资料整理后上交中心档案馆,验收确认后,才能进行出差报销。管理办法如同学校固定资产的采购、管理、入库、领用、发票报销、审核批准流程一样。学校的档案建设越是规范,质量越高,价值才会提升。否则,出差开会人员代表学校公务外出,经费学校报销,会务档案资料归私人所有,学校的档案管理,就会留下空白。常州工程职业技术学院的档案管理中,访问或外出的任何事项,均有编号与资料存档,就体现出高职校的管理水平与能力。管理质量明显提高。

五是每年有所侧重地解决1-2个档管管理重点问题。将专项整改与平时改进相结合,数年之后,必有成效。对诊改工作有突出贡献者,推荐学校嘉奖立功。

六是每年举办1次学校兼职档案管理员培训班。形式可以是(1)专家讲座;(2)外出参观常州市档案管理工作先进单位;(3)内部业务工作交流研讨;(4)档案管理信息技术学习等。通过培训、参观、学习、研讨,综合提高兼职档管员的业务能力与管理水平。

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